1983 yılında Rize’de doğdu. İlk, Orta ve Lise eğitimini Rize’de tamamladı. Erzurum Atatürk Üniversitesi İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi İktisat Bölümünden 2006 yılında Mezun oldu. Aynı yıl Artvin İlinde DSİ 26. Bölge Müdürlüğüne Memur olarak atandı. Dsi 26. Bölge Müdürlüğünde Muhasebe Memuru ve Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisi olarak 4 yıl görev yaptı. 2010 yılında Rize Belediye Başkanlığı Yazı İşleri Müdürlüğünde göreve başladı. 2012 Yılında Görevde Yükselme ve Unvan değişikliği sınavıyla Şef kadrosuna atandı. 2012-2023 yılları arasında Yazı İşleri Müdürlüğü Şefliği görevini yürüttü. 2023 yılında Yazı İşleri Müdürlüğü görevine atanan Ömer Faruk YOLDAŞ evli ve bir çocuk babasıdır.

T.C.

RİZE BELEDİYESİ

YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ

GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ

 

 

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak, Tanımlar ve Temel İlkeler

 

Amaç

MADDE 1- (1) Bu Yönetmeliğin amacı, Yazı İşleri Müdürlüğünün çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir.

 

Kapsam

MADDE 2- (1) Bu Yönetmelik Rize Belediyesi Yazı İşleri Müdürlüğünün ve bağlı birimlerin çalışma usul ve esaslarını kapsar.

 

Dayanak

MADDE 3- (1) Bu Yönetmelik Yazı İşleri Müdürlüğünün Görev ve Çalışma esaslarını düzenlemek için; 13 Temmuz 2005 tarihinde Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren,         5393 sayılı Belediye Kanunu’nun 15/b maddesine dayanarak hazırlanmıştır.

 

Tanımlar

MADDE 4- (1)  Bu yönetmelikte geçen;

            a)         Belediye                     : Rize Belediyesi’ni,

            b)        Başkan                                    : Rize Belediye Başkanı’nı,

            c)         Başkan Yardımcısı       : Rize Belediye Başkan Yardımcısı’nı,

            ç)         Başkanlık                     : Rize Belediye Başkanlığı’nı,

            d)        Meclis                          : Rize Belediye Meclisi’ni,

            e)         Encümen                     : Rize Belediye Encümeni’ni

            f)         Müdürlük                     : Yazı İşleri Müdürlüğü’nü,

            g)         Müdür                        : Yazı İşleri Müdürü’nü,

            ğ)         Şef                              : Yazı İşleri Müdürlüğü Şefleri’ni,

            h)        Personel                     : Müdürlüğe bağlı çalışanların tümü’ nü,

            ı)          Yönetmelik                 : Yazı İşleri Müdürlüğü Görev ve Çalışma Yönetmeliği’ni,

ifade eder.

 

Temel ilkeler

MADDE 5- (1) Rize Belediye Başkanlığı Yazı İşleri Müdürlüğü tüm çalışmalarında;
a) Karar alma, uygulama ve eylemlerde şeffaflık,
b) Hizmetlerin temin ve sunumunda yerindelik ve ihtiyaca uygunluk,
c) Hesap verebilirlik,
ç) Kurum içi yönetimde katılımcılık,
d) Uygulamalarda adalet ve hizmette eşitlik,
e) Belediye kaynaklarının kullanımında etkinlik ve verimlilik,

f) Hizmetlerde geçici çözümler ve anlık kararlar yerine sürdürülebilirlik,

temel ilkelerini esas alır.

 

 

 

 

İKİNCİ BÖLÜM

Teşkilat Yapısı

Teşkilat yapısı

            MADDE 6 -  (1) Yazı İşleri Müdürlüğü Personel Teşkilatı;

            a) Müdür,

            b) Şef,

            c) Memur,

            ç) Büro Personeli ve Hizmetli Personel’den,

oluşur.

            (2)Yazı İşleri Müdürlüğü İdari Teşkilatı;

            a) Akıllı Kent Hizmet Birimi (Yeşil Masa),

            b) Kurum Arşivi Birimi,

            c) Evlendirme Memurluğu,

alt birimlerinden oluşur.

 

 

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Görev, Yetki ve Sorumluluklar

 

            Müdürlüğün görev, yetki ve sorumlulukları

            MADDE 7-  (1) Yazı İşleri Müdürlüğünün görev, yetki ve sorumlulukları;

            a)Belediye’ye gelen ve giden evrak akışını düzenlemek ve evrak yönetimini yapmak,

            b)Başkan tarafından meclise havalesi yapılan teklif yazılarını düzenleyerek meclis gündemini oluşturmak, meclis gündemini meclis üyelerine bildirmek ve halka duyurmak,

            c)Meclis toplantı tutanağının yazılmasını sağlamak ve uygunluğunu kontrol etmek,

            ç)Meclis kararlarının meclis toplantı tutanaklarına uygun olarak yazmak ve kararları Valilik Makamına göndermek,

            d)Meclis kararlarının, zabıt ve komisyon raporlarının birer asıl nüshasını, dayanakları ile birlikte arşivlemek ve gereği yapılmak üzere ilgili birime sevk etmek,

            e)Meclis kararlarının ve karar özetlerinin duyurulmasını ve ilan edilmesini sağlamak,

            f)Meclis’in görevlerini yerine getirebilmesi için gerekli olan her türlü iş ve işlemi mevzuat hükümlerine uygun olarak yürütmek,

            g)Başkan tarafından Encümence görüşülmesi uygun görülen ilgili Müdürlük dosyaları doğrultusunda Encümen gündemini hazırlayıp, Encümen toplantısını sunmak,

            ğ)Encümende alınan kararların yazımını yapmak asıllarını encümen üyelerine imzalatmak,

            h)Encümen kararlarını ilgili birimlere teslim etmek,

            ı)Encümen üyelerinin, encümene katılım günlerini belirten çizelgeyi hazırlayıp İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğüne göndermektir.

            i)Encümen’in görevlerini yerine getirebilmesi için gerekli olan her türlü iş ve işlemi mevzuat hükümlerine uygun olarak yerine getirmek,

            j)Müdürlüğe gelen ve giden evraklarla ilgili iş ve işlemleri süresi içinde yapmak,

            k)Müdürlük bütçe, performans programı, faaliyet raporu, stratejik plan, ihtiyaç planlanması ve benzeri planlama ve raporlamaları yapmak,

            l)Başkan ve bağlı olduğu Başkan Yardımcısının vermiş olduğu diğer iş ve işlemleri mevzuat hükümleri çerçevesinde yapmak.

           

 

 

 

 

            Müdür’ün görev, yetki ve sorumlulukları

            MADDE 8- (1) Yazı İşleri Müdürü;

            a)Yazı İşleri Müdürü, görev ve hizmetlerinde Başkan ve bağlı olduğu Başkan Yardımcısına karşı sorumludur,

            b)Müdürlüğün yönetiminde tam yetkili ve sorumlu olup; müdürlük yönetimini mevzuat çerçevesinde yazılı ve sözlü emirlerle yürütür,

            c)Müdürlüğün harcama yetkilisi ve ihale yetkilisidir. Müdürlüğün bütçe planlamasını yapar, müdürlük harcamalarının bütçeye uygun ve mevzuat hükümleri çerçevesinde yapılmasını sağlar,

            ç)Müdürlük personelinin birinci disiplin amiridir,

            d)Müdürlüğün çalışma usul ve esaslarını belirleyip, programlayarak, çalışmaların programlar doğrultusunda yürütülmesini sağlar,

            e)Müdürlüğün stratejik planı ve performans programını belirler, iş ve işlemlerin bunlara uygun yürütülmesini sağlar,

            f)Müdürlüğün görev ve sorumluluk alanına giren iş ve işlemlerin verimli, zamanında, doğru ve mevzuata uygun olarak yürütülmesini sağlar,

            g)Müdürlüğün işlevlerine ilişkin görevlerin, başkanlık makamınca uygun görülen programlar gereğince yürütülmesi için karar verir, tedbirler alır ve uygulatır,

            ğ)Personel arasında yazılı ve sözlü görev dağılımı yapar,

            h)Personelin başarı ve performans değerlendirmesini yapar,

            ı)Müdürlüğün çalışma usul ve esaslarını belirleyip, programlayarak, çalışmaların bu programlar doğrultusunda yürütülmesini sağlar,

            i)Yazı İşleri Müdürlüğü ile diğer Müdürlükler arasında koordinasyonu sağlar,

            j)Müdürlük ile ilgili yazışmalarda birinci derece imza yetkilisidir,

            k)Personelin yıllık izin planlamasını yapar,

            l)Mevzuatın kendisine yüklediği görev, yetki ve sorumlulukları yerinde ve zamanında kullanılmasından sorumludur.

            m)Başkan veya bağlı olduğu Başkan Yardımcısı tarafından verilecek diğer görevleri mevzuat hükümleri çerçevesinde yerine getirir.  

 

            Şef’in görev, yetki ve sorumlulukları

            MADDE 9- (1) Yazı İşleri Müdürlüğü Şefi;

                a)Müdürlük işlerini mevzuat doğrultusunda, yıllık iş planı çerçevesinde, zamanında ve beklenen kalitede yerine getirir,

            b)Müdürlüğün işlerini etkin ve verimli bir şekilde yürütülmesini sağlar,

            c)Müdürlük iş ve işlemlerini eşit bir şekilde personele dağılımını sağlar,

            ç)Müdürlük içindeki diğer alt birimlerle ilişkileri kurmak, koordinasyon ve işbirliği olanaklarını gözetir ve değerlendirir,

            d)Müdürlük performansını yükseltmek üzere iş basitleştirici ve verimliliği artırıcı düzenlemeleri araştırır ve uygulamaya alınmak üzere Müdür’üne iletir,

            e)Müdürlük görev alanına giren konularla ilgili mevzuat hazırlama ve geliştirme çalışmalarına katılır ve mevzuatı güncel olarak takip eder,

            f)Personelinin yetkinliğini ve performansını artırmak üzere eğitim ihtiyaçlarını tespit eder, eğitim planına dahil edilmek üzere Müdürüne iletir, iş başında verilecek eğitimlerde personeli eğitir,  g)Personel için en uygun iş ortamının düzenlenmesi, iş sağlığı ve güvenliği ile ilgili tedbirlerin alınması için Müdür’e önerilerde bulunur,

            ğ)Teknolojik ve güncel gelişmeleri takip eder, uygulamalara yansıması gereken gelişmeleri değerlendirir ve uygulamaya yönelik nihai kararı almak üzere Müdür’e iletir,

            h)İş süreçlerine ilişkin uygulamaları performans göstergelerine göre takip eder, gözlemlenen sorunları çözüm önerileriyle birlikte müdüre sunar,

            ı)İş gücünün faydalı şekilde kullanılması ve işlerin en az maliyetle yürütülmesi için; emrindeki personelin görev ve sorumluluklarını anlayabilecekleri sadelikte belirtir,

            i)Yazışma, evrak iş ve işlemlerinin tam ve zamanında yapılmasını sağlar,

            j)Müdürlüğün ve bağlı alt birimlerin ihtiyaçlarını belirler, karşılanmasını sağlar,

            k)Üst amirleri tarafından talep edilen raporları hazırlar,

            l)Üst amirleri tarafından mevzuat hükümleri çerçevesinde kendisine verilen diğer iş ve işlemleri yerine getirmekle yükümlüdür.

 

            Personel’in görev, yetki ve sorumlulukları

MADDE 10- (1) Yazı İşleri Müdürlüğü Personeli;

            a) Personel, bu Yönetmelikte belirtilen iş ve işlemleri mevzuat hükümleri çerçevesinde, tam ve zamanında yerine getirir,

            b)Personel görevlerini yaparken mevzuatın tanımış olduğu tüm yetkileri kullanır,

            c)Mesai saatlerine riayet eder, çalışma saatlerini etkin ve verimli şekilde kullanır, çalışma arkadaşlarıyla uyum içinde çalışır,

            ç)Personel yaptığı iş ve işlemlerden dolayı amirlerine karşı hiyerarşik olarak sorumludur,

            d)Personel, yaptığı iş ve işlemlerle ilgili mevzuatı güncel olarak takip eder,

            e) Beceri ve mesleki bilgi açısından kendini geliştirir, bu amaçla etkinliklere katılır,

            f) İş bölümü esasları dahilinde, eş düzey ve diğer pozisyonlarla koordinasyon içerisinde çalışır,

            g)Verilen işi öngörülen bütçe sınırları içerisinde kalarak en az maliyetle yerine getirir,

            ğ) Faaliyeti için amirince talep edilen veya faydalı gördüğü bütün raporları eksiksiz hazırlar,

            h)Verilen talimatlar doğrultusunda uygun iş ve işlemleri gerçekleştirir,

            ı)Müdürlüğü ilgilendiren çeşitli hizmetlerin uyumlu ve düzenli bir şekilde yürütülmesi, personel arasındaki düzenin sağlanması için gerekli gayret ve çabayı gösterir.

            i)Kendisine teslim edilen sarf ve demirbaş malzemeyi en etkin şekilde korur ve kullanır,

            j) Müdürlük çalışmalarıyla ilgili yazışmaları yapar, kayıtları tutar, dosyalar, arşivler, gelen ve giden evrakın takibini yapar,           

            k)Görev alanına giren konularda teknolojik ve güncel gelişmeleri takip eder,

l)Müdür ve şef tarafından mevzuat hükümleri çerçevesinde kendisine verilen diğer iş ve işlemleri yerine getirmekle yükümlüdür.

 

            Akıllı Kent Hizmet Birimi görev, yetki ve sorumlulukları

            MADDE 11- (1) Akıllı kent hizmet birimi görev, yetki ve sorumlulukları;

            a) Belediyemize başvuruda bulunan gerçek ve tüzel kişilerin istek ve şikayetlerini Elektronik Belge Yönetim Sistemi üzerinden dijital ortamda ilgili birimlere iletmek,

            b)Belediyeye gelen her türlü istek ve şikayetleri değerlendirmek ve cevaplandırmak için gerekli işlemleri yaparak sonuçlandırılmasını sağlamak,

            c)Belediye adına gelen evrak ve dilekçeleri teslim alarak giriş kayıtlarını yapmak,

            ç)Belediye birimlerinden gelen, kurum dışına gidecek olan evrakları teslim alarak gidiş türüne göre gerekli işlemleri yapmak ve ilgilisine iletmek,

            d)Yapılan çalışmalarla ilgili defter ve kayıtları tutmak, talep halinde amirlerine bilgi ve rapor hazırlayıp sunmak,

            e)Belediye iş ve işlemlerinde kullanılmak üzere, gerçek ve tüzel kişiler için resmi belgelere dayalı sicil kaydı oluşturmak,

            f)Belediyeden giden evrakların posta, kurye, kayıtlı elektronik posta ve benzeri türde gönderimini sağlayabilmek için gerekli avans işlemlerini yapmak,

            g)Elektronik yazışma ile üretilen belgelerin, Belediye dışına Kayıtlı Elektronik Posta yoluyla mevzuata uygun bir şekilde iletilmesini sağlamak,

            ğ)Coğrafi Bilgi Sistemi üzerinden bilgilerin güncellenmesini yapmak ve gerekli görülmesi halinde sistem üzerinden ilgililere bilgi vermek,

            h)Belediyenin kayıtlı elektronik posta hesabına gelen ve giden iletileri kontrol etmek, zorunlu haller dışında Belediyenin kayıtlı elektronik posta hesabına gelen ve giden iletileri en geç ertesi iş günü ilgilisine iletmek,

            ı)Başkan veya bağlı olduğu Başkan Yardımcısı tarafından, verilen diğer görevleri mevzuat hükümlerine uygun olarak yapmaktır.

            Kurum Arşivi Birimi görev, yetki ve sorumlukları

            MADDE 12- (1) Kurum arşivi biriminin görev, yetki ve sorumlukları;

            a) Arşiv iş ve işlemlerinin mevzuata uygun yürütülmesini sağlamak,

            b) Müdürlükler bünyesinde “Birim Arşivi” kurma çalışmalarını yönetmek ve yönlendirmek,

            c) Müdürlüklerin birim arşivlerini düzenleme çalışmalarını koordine etmek ve bu konuda danışmanlık hizmeti vermek,

            ç) İlgili mevzuat çerçevesinde Birimlerde saklama süresi tamamlanıp, Birim Arşivlerinden Kurum Arşivine intikali gerçekleştirilecek olan evrak ve dosyaların kontrolünü yapmak ve Kurum Arşivine devir teslimini sağlamak; bu husustaki iş ve işlemleri takip ve kontrol etmek,

            d) Birim ve Kurum Arşivlerinin elektronik ortamda değerlendirilmesi için ilgili birimlerle koordinasyon içerisinde bulunularak projeler üretmek,

            e) Kurum Arşivine gelen evrak ve dosyalardan muhafazasına lüzum kalmayanların ayıklanması için ilgili mevzuat çerçevesinde evrak ve dosyaların ait olduğu birimlerle birlikte “Ayıklama ve İmha Komisyonlarını” teşkil etmek; imhaya ayrılan evrak ve dosyaların arşiv mevzuatı ve Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünün görüşleri doğrultusunda imha işlemlerini gerçekleştirmek,

            f) “Ayıklama ve İmha İşlemleri” neticesinde, kurum arşivinde saklanmak üzere kalan evrakların, mevzuata göre tasnif edip saklamak ve arşiv hizmetlerinin genel kuralları doğrultusunda bu evrakları Belediyemiz birimleri veya resmi kamu kurum ve kuruluşlarının faydalanabileceği şekilde bir standardizasyon belirleyerek hizmete sunmak,

            g) Kurum arşivi bünyesindeki evrak ve dosyaların arşiv mevzuatında belirtildiği şekilde korunmasını sağlamak,

            ğ) Belediye bünyesinde üretilen evrakların ve uygulanan tekniklerin standardizasyonu için görüş ve önerilerde bulunmak,

            h) Belediye arşivlerini düzenleme çalışmalarında elde edilen verilerin bilgisayar ortamına aktarılması ve değerlendirilmesi işlemlerini koordine etmek ve raporlamak,

            ı) Ayıklama ve İmha Komisyonu’nun tereddüt ettiği konularda Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’nden görüş talep etmek,

            i) Kurum Arşivinde saklama süresi dolan ve Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne devredilmesi gereken evrak ve dosyaların devir edilmesiyle ilgili iş ve işlemleri yapmaktır.

 

                Evlendirme Memurluğu görev, yetki ve sorumlukları

            MADDE 13- (1) Evlendirme memurluğunun görev, yetki ve sorumlukları;

            a) 4721 sayılı Türk Medeni Kanunu, Evlendirme Yönetmeliği,  ilgili genelgeler çerçevesinde nikâh iş ve işlemlerini yapmak,

            b) Resmi Nikâh kıymak isteyen adayların başvurularını kabul etmek,

            c) Nikâh işlemleri için gerekli olan kıymetli evrakların, Mal Müdürlüğünden alınması, Resmi Evrak Defterine seri numarasına göre kaydetmek,

            ç) Başvuru sahiplerinin müracaat evraklarını kabul etmek, kanunlara ve yönetmeliklere uygunluğunu denetlemek, inceleme sırasında evlenmelerine yasal engel bulunmayan müracaat sahiplerinin taleplerini kabul etmek, nikâh akdinin gerçekleşeceği tarihi belirlemek,

            d) Yapılan tüm nikâh akitlerini nüfus kütüğüne işlenmesi için Nüfus Müdürlüğüne göndermek,

            e) Evlilik işlemleri kabul edilen ve Belediye sınırları dışında nikâh kıymak isteyen çiftlere izinname hazırlamak,

            f) Nikâh işlemleri için istenen evrakları, Belediye’nin resmi internet sayfasında yayımlamak,

            g) Nikâh işlemleri ile ilgili tüm evrakların arşivlenmesini yapmak,

            ğ) Evlendirme Yönetmeliği'nin 9.maddesine istinaden İl Merkezinde Belediye Başkanı ve görevlendireceği Memur Belediye sınırları dâhilinde verilen yetkiyi kullanmak,

            h) Evlendirme Memuru bu görevinden dolayı Belediye Başkanı ve İl Nüfus Müdürüne karşı sorumludur,

            ı) Müdür tarafından verilen diğer görevleri tam ve zamanında yapmakla sorumludur.

 

 

 

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

İşbirliği ve Koordinasyon

            İşbirliği ve Koordinasyon

            MADDE 14- (1) Müdürlük içi işbirliği ve koordinasyon aşağıdaki gibi sağlanır.

            a) Müdürlük ve bağlı birimler arasındaki iş birliği ve koordinasyon Müdür tarafından sağlanır.

            b) Personel arasındaki işbirliği ve koordinasyon, Şef ve Müdür tarafından sağlanır.

            (2) Müdürlükler arasında işbirliği ve koordinasyon Müdür ve Başkan Yardımcısı tarafından sağlanır.

            (3) Diğer kurum ve kuruluşlarla koordinasyon ve işbirliği Başkan veya Başkan adına Başkan Yardımcısı tarafından sağlanır.

 

BEŞİNCİ BÖLÜM

Çeşitli ve Son Hükümler    

           

            Yönetmelikte hüküm bulunmayan haller

                MADDE 15- (1) Bu Yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde yürürlükteki ilgili mevzuat hükümleri uygulanır.

 

            Yürürlük

            MADDE 16- (1) Bu yönetmelik, Belediye Meclisi’nin onayından itibaren yayımlandığı tarihte yürürlüğe girer.

 

            Yürütme

            MADDE 17- (1) Bu yönetmelik hükümleri Rize Belediye Başkanı tarafından yürütülür.