KVKK
Kişisel Verilerin Korunması Kanunu
Aydınlatma Metni
1. Amaç
İşbu Kişisel Veri İşleme ve Koruma Politikası (“Politika”), Rize Belediyesi’nin kişisel veri işleme faaliyetlerine yönelik Rize Belediyesi tarafından benimsenen ve uygulanan yöntemler ve kurallar konusunda açıklamalarda bulunmak amacı ile oluşturulmuştur.
2. Kapsam
3. Tanımlamalar ve Kısaltmalar
Alıcı Grubu |
: |
Rize Belediyesi’nin kişisel verileri aktardığı gerçek veya tüzel kişiler |
Açık Rıza |
: |
Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza |
Anonim Hale Getirme |
: |
Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi |
Çalışan |
: |
Rize Belediyesi çalışanları |
Envanter |
: |
Rize Belediyesi’nin iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte olduğu kişisel verileri işleme faaliyetlerini; kişisel verileri işleme amaçları ve hukuki sebebi, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kişi grubuyla ilişkilendirerek oluşturduğu ve kişisel verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami muhafaza edilme süresini, yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel verileri ve veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirleri açıklayarak detaylandırdığı envanter |
İlgili Kişi |
: |
Kişisel verisi işlenen gerçek kişi |
İlgili Kullanıcı |
: |
Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişiler |
İrtibat Kişisi |
: |
Rize Belediyesi’nin Kanun ve ilgili mevzuattan doğan yükümlülüklerine ilişkin olarak Kurum ile iletişimi sağlamak amacıyla VERBİS’e kayıt esnasında bildirilen gerçek kişi |
İmha |
: |
Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi |
Kanun |
: |
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu |
Kayıt Ortamı |
: |
Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortam |
Kişisel Veri İşleme/İşleme |
: |
Kişisel Verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi |
Kurum |
: |
Kişisel Verileri Koruma Kurumu |
Kurul |
: |
Kişisel Verileri Koruma Kurulu |
Özel Nitelikli Kişisel Veri |
: |
Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri. |
Periyodik İmha |
: |
Kanun’da yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla re’sen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi. |
Politika |
: |
Kişisel Veri İşleme ve Koruma Politikası |
Silme |
: |
Kişisel verilerin silinmesi, kişisel verilerin İlgili Kullanıcı’lar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesini |
Veri İşleyen |
: |
Rize Belediyesi’nin verdiği yetkiye dayanarak Rize Belediyesi adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişi. |
Veri Kayıt Sistemi |
: |
Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemi |
Veri Sorumlusu |
: |
Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişi |
VERBİS |
: |
Veri sorumlularının Sicile başvuruda ve Sicile ilişkin ilgili diğer işlemlerde kullanacakları, internet üzerinden erişilebilen, Başkanlık tarafından oluşturulan ve yönetilen bilişim sistemi, Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi |
Yok etme/Yok edilme |
: |
Kişisel verilerin yok edilmesi, kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi |
4. Kişisel Verilerin İşlenmesine ve Korunmasına İlişkin Yükümlülükler
Rize Belediyesi veya Veri İşleyenleri tarafından kişisel verilerin işlenmesinde aşağıdaki kurallar uygulanır.
4.1. Kişisel Veri İşleme İlkelerine Uygunluk
Kişisel verilerin işlenmesinde aşağıdaki ilkelere uygun hareket edilir:
· Kişisel verilerin işlenmesinde hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun hareket edilir.
· İşlenen kişisel verilerin doğru ve güncel olmasını sağlamak için veri işleme süreçlerinde gerekli tedbirler alınır. Kişisel verisi işlenen İlgili Kişi’ye verilerini güncellemesi ve var ise işlenen verilerindeki hataları düzeltmesi için başvuruda bulunma imkânı tanınır.
· Kişisel veriler belirli, açık ve meşru amaçlarla, kapsamı ve içeriği açıkça belirlenmiş, mevzuat ve iş süreçlerinin devamlılığını sağlamak için belirlenen meşru amaçlar dahilinde işlenir.
· Kişisel veriler belirlenen amaçlarla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olarak işlenir. Bu kapsamda veri minimizasyonu ilkesi uyarınca Rize Belediyesi, kişisel veri işlerken işleme amacı ile ilgili olmayan ve işleme süreci için işlenmesi gerekli/zorunlu olmayan hiçbir kişisel veriyi işlemez.
· Kişisel veriler ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilir. Bu süreler sona erdiğinde kişisel verilerin işlenmesine Kanun’da öngörülen yöntemler uyarınca son verilmelidir. Kişisel verilerin imhasına ilişkin hususlar Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası’nda belirlenir.
4.2. Aydınlatma Yükümlülüğü
Kanun’un 10. maddesinde yer alan aydınlatma yükümlülüğü uyarınca Rize Belediyesi veya Veri İşleyenleri, kişisel veri işlemeden önce veya en geç işlenmesi sırasında aşağıdaki hususlarda İlgili Kişileri aydınlatır.
· Veri sorumlusu olarak Rize Belediyesi’nin kimliği
· Kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği,
· İşlenen kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği,
· Verileri toplama yöntemi ve hukuki sebebini,
· İlgili Kişi’lerin Kanun’un 11. maddesinde yer alan hakları.
Aydınlatmanın yapılmasında bir şekil şartı olmamakla birlikte, aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirildiğini ispat yükümlülüğü Veri Sorumlusu olarak Rize Belediyesi’nde olduğundan, kişisel veri işleme süreci kurgulanırken aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirildiğini ispatlayıcı önlemler alınır.
Bu önlemler aydınlatmanın yapılma yöntemine göre değişiklik gösterebilir. (Örn. Basılı evrak ile aydınlatma yapıldığı durumlarda İlgili Kişiler’den aydınlatma metninin sonunda imzası alınabilir, sesli ortamda aydınlatma yapılması halinde ilgili ses kaydı saklanabilir veya dijital ortamlarda aydınlatma yapıldığı durumlarda aydınlatma yapıldığını kanıtlar dijital log kayıtları saklanabilir.)
Kişisel verilerin işlenme amaçlarının değişmesi durumunda İlgili Kişiler’e yeni kişisel veri işleme amacına ilişkin aydınlatma yapılır.
Ayrıca, kişisel verilerin doğrudan ilgili kişilerden elde edilmediği durumlarda (örn. üçüncü kişi bir veri sorumlusundan kişisel veri alınması) da Rize Belediyesi tarafından aydınlatma yükümlülüğü;
· Kişisel verilerin elde edilmesinden itibaren makul bir süre içerisinde,
· Kişisel verilerin İlgili Kişi ile iletişim amacıyla kullanılacak olması durumunda, ilk iletişim kurulması esnasında,
· Kişisel verilerin aktarılacak olması halinde, en geç kişisel verilerin ilk kez aktarımının yapılacağı esnada
yerine getirilir.
Kanun m. 28 uyarınca ise, İlgili Kişi’nin kendisi tarafından alenileştirilmiş kişisel verilerin işlenmesine ilişkin veri sorumlusu olarak Rize Belediyesi’nin aydınlatma yükümlülüğü olmadığından aydınlatma yapılmaz. Ancak İlgili Kişi’nin kişisel verilerini alenileştirme amacı ile kişisel veri işleme amacı uyumlu olmalıdır. Bu nedenle aydınlatma yapılmasına ilişkin istisnaya tabi olunup olunmadığı hususunda tereddüt yaşanması halinde kişisel veri işleme sürecine başlamadan önce KVK Ekibi’ne veya danışmanlara danışılır.
4.3. Kişisel Verilerin İşlenme Şartları (Veri İşlemenin Hukuki Sebepleri)
Kişisel veriler ancak (i) İlgili Kişinin “açık rızasının” varlığı halinde veya (ii) aşağıdaki işleme sebeplerinden birinin varlığı halinde ise açık rıza olmaksızın işlenebilir:
· Kanunlarda açıkça öngörülmesi,
· Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması,
· Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması,
· Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,
· İlgili Kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması,
· Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,
· İlgili Kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması,
Yukarıda işleme şartlarından herhangi birinin mevcut olmaması halinde kişisel veriler işlenemez, bu işleme şartlarından biri başta mevcut olmasına rağmen sonradan ortadan kalkarsa ilgili kişisel veri işleme sürecine son verilir.
Kişisel veri işleme sürecinin hukuki sebebinin tespitinde tereddüt yaşanması halinde KVK Ekibi’ne veya danışmanlara danışılır.
Özel nitelikli kişisel verilerin işlenme şartlarına ilişkin olarak ise, Özel Nitelikli Kişisel Veri İşleme Politikası’nda yer alan kurallar uygulanır.
4.4. Kişisel Verilerin Aktarımı
Kişisel verilerin aktarımı, Rize Belediyesi veya Veri İşleyenleri tarafından Rize Belediyesi adına işlenen kişisel verilerin Rize Belediyesi dışındaki yurt içindeki veya yurt dışındaki gerçek veya tüzel kişilere aktarımıdır.
Rize Belediyesi içindeki departmanlar arası kişisel veri aktarımı veya paylaşımı ise kişisel verilerin aktarımı sayılmadığından kişisel verilerin aktarılmasına ilişkin kurallara tabi değildir.
4.4.1. Kişisel Verilerin Aktarım Şartları
Kişisel veriler ancak (i) İlgili Kişinin “açık rızasının” varlığı halinde veya (ii) aşağıdaki işleme sebeplerinden birinin varlığı halinde aktarılabilir:
· Kanunlarda açıkça kişisel verilerin aktarılabileceğinin öngörülmesi,
· Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için kişisel verilerin aktarımının zorunlu olması,
· Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin aktarılmasının gerekli olması,
· Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için kişisel verilerin aktarılmasının zorunlu olması,
· İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması,
· Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için kişisel verilerin aktarılmasının zorunlu olması,
· İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri aktarımının zorunlu olması,
Kişisel verilerin yurt dışındaki üçüncü kişilere aktarımı ise ayrıca düzenlenmiştir. Buna göre kişisel veriler;
· İlgili Kişi’nin yurt dışına kişisel veri aktarımına ilişkin açık rıza vermesi veya
· Kişisel verilerin açık rıza dışındaki diğer üçüncü kişilere aktarım şartlarından birinin varlığı ve kişisel verinin aktarılacağı yabancı ülkede;
o Yeterli korumanın bulunması,
o Yeterli korumanın bulunmaması durumunda Türkiye’deki ve ilgili yabancı ülkedeki veri sorumlularının yeterli bir korumayı yazılı olarak taahhüt etmeleri ve Kurul’un izninin bulunması halinde
ilgili kişinin açık rızası aranmaksızın
yurt dışına aktarılabilir. Yeterli korumaya sahip ülkelere yapılacak aktarımlar için bu ülkenin Kurul tarafından ilan edilen (eğer ilan edilmişse) “yeterli korumaya sahip ülkeler” arasında yer alıp almadığı kontrol edilir.
Özel nitelikli kişisel verilerin aktarımına ilişkin olarak ise Özel Nitelikli Kişisel Veri İşleme Politikası’nda yer alan kurallar uygulanır.
4.5. Envanter’e ve VERBİS’e ilişkin Yükümlülükler
Rize Belediyesi’nin kişisel veri işleme süreçlerine ilişkin bilgilere Envanter’de yer verir. Envanter güncel tutulur. Rize Belediyesi’nin mevcut kişisel veri işleme süreçlerinde bir değişiklik olması halinde Envanter’de ilgili kişisel veri işleme süreci uygun şekilde güncellenir. Rize Belediyesi’nde yeni bir kişisel veri işleme sürecine başlanacak olması halinde ise ilgili kişisel veri işleme süreci Envanter’e uygun şekilde işlenir. Bu değişiklik, KVK Envanter Sorumluları, Veri İşleyen veya Çalışanlar’ın bildirimi üzerine KVK Yöneticisi tarafından yapılır. KVK Yöneticisi, bu değişikliğe ilişkin olarak ihtiyaç duyması halinde KVK Ekibine veya danışmanlara danışabilir.
4.6. Veri Güvenliği’ne ilişkin Yükümlülükler
Rize Belediyesi, kişisel verileri işlerken:
· kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek,
· kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek ve
· kişisel verilerin muhafazasını sağlamak
amacıyla uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik her türlü teknik ve idari tedbirleri alır. Bu tedbirler aşağıdaki gibidir:
4.6.1. Kişisel Verilerin Hukuka Uygun İşlenmesini Sağlamak için Alınan Teknik Tedbirler
Rize Belediyesi bünyesinde gerçekleştirilen kişisel veri işleme faaliyetleri kurulan teknik sistemlerle denetlenmektedir.
Alınan teknik ve idari tedbirlerin uygulandığı periyodik iç tetkiklerle kontrol edilir ve raporlanır.
Teknik konularda alanında eğitim görmüş ya da yetişmiş personel istihdam edilmektedir.[TU1]
4.6.2. Kişisel Verilerin Hukuka Uygun İşlenmesini Sağlamak için Alınan İdari Tedbirler
Rize Belediyesi tarafından kişisel verilerin hukuka uygun işlenmesini sağlamak için alınan başlıca idari tedbirler aşağıda sıralanmaktadır:
· Çalışanlar için Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında farkındalık çalışmaları ve farkındalık eğitimleri düzenlenmektedir.
· Rize Belediyesi ile çalışanlar arasındaki hukuki ilişkiyi yöneten sözleşme ve belgelere, kişisel verileri işlememe, ifşa etmeme ve kullanmama yükümlülüğü getiren kayıtlar konulmakta ve denetimler yürütülerek Kanun’dan doğan yükümlülükler yerine getirilmektedir.
4.6.3. Kişisel Verilerin Aktarılmasında Uyulacak Teknik ve İdari Tedbirler
Rize Belediyesi, kişisel verilerin aktarılmasına ilişkin gerekli teknik ve idari tedbirleri alır.
4.6.3.1. Kişisel Verilerin Aktarılmasında Alınan Teknik Tedbirler
Ağ yoluyla kişisel veri aktarımlarında kapalı sistem ağ kullanılmaktadır.[TU2]
4.6.3.2. Kişisel Verilerin Aktarılmasında Alınan İdari Tedbirler
Kişisel verilerin aktarılacağı Alıcı Grubu ile standart kişisel veri işleme sözleşmesi imzalanır.
4.6.4. Kişisel Verilerin Hukuka Aykırı Erişimini Engellemek için Alınan Teknik ve İdari Tedbirler
Rize Belediyesi, Kişisel Veriler’e yetkisiz erişim sağlanması, paylaşılması veya başka şekillerdeki tüm hukuka aykırı erişimi önlemek için uygulama gerekliliği ve maliyetine göre teknik ve idari tedbirleri alır.
4.6.4.1. Kişisel Verilerin Hukuka Aykırı Erişimini Engellemek için Alınan Teknik Tedbirler
Rize Belediyesi tarafından Kişisel Veriler’in hukuka aykırı erişimini engellemek için alınan başlıca teknik tedbirler aşağıda sıralanmaktadır:
· Erişim yetkileri sınırlandırılmıştır ve yetkiler periyodik olarak gözden geçirilmektedir.
· Alınan teknik önlemler periyodik olarak iç denetim tetkiklerle kontrol edilerek ilgilisine raporlanmakta, risk teşkil eden hususlar yeniden değerlendirilerek düzeltici faaliyet çerçevesinde gerekli çözüm üretilmektedir.
· Kötücül yazılım koruma sistemleri ve güvenlik duvarlarını içeren yazılımlar ve donanımlar kurulmaktadır.
· Teknik konularda alanında eğitim görmüş ya da yetişmiş personel istihdam edilmektedir.
· Kişisel Veriler’in toplandığı uygulamalardaki güvenlik açıklarını saptamak için düzenli olarak güvenlik taramalarından geçirilmektedir. Bulunan açıkların kapatılması sağlanmaktadır.
4.6.4.2. Kişisel Verilerin Hukuka Aykırı Erişimini Engellemek için Alınan İdari Tedbirler
Rize Belediyesi tarafından Kişisel Veriler’in hukuka aykırı erişimini engellemek için alınan başlıca idari tedbirler aşağıda sıralanmaktadır:
· İş birimi ve süreç bazında yetki matrisleri hazırlanmış ve yetkilendirmeler yetki matrisine göre yapılmıştır. Verilen yetkiler düzenli olarak kontrol edilerek yetki matrisinin güncel tutulması konusunda gerekli hassasiyet gösterilmektedir.
· Çalışanlar, öğrendikleri Kişisel Veri’leri Kanun hükümlerine aykırı olarak başkasına açıklayamayacağı ve işleme amacı dışında kullanamayacağı ve bu yükümlülüğün görevden ayrılmalarından sonra da devam edeceği konusunda bilgilendirilmekte ve bu doğrultuda kendilerinden gerekli taahhütler alınmaktadır.
· Rize Belediyesi tarafından Kişisel Veriler’in hukuka uygun olarak aktarıldığı Alıcı Grubu ile imzaladığı sözleşmelere Kanun’a uyumluluk için gerekli tedbirlerin alındığına ve Rize Belediyesi’nin belirlediği politikaların uygulandığına dair denetim uygulanacağına ilişkin hükümler eklenmektedir.[TU4]
4.6.5. Kişisel Verilerin Güvenli Ortamlarda Saklanması
Rize Belediyesi, Kişisel Veriler’in güvenli ortamlarda saklanması ve veri bütünlüğünün bozulmaması, yetkisiz erişimlerin engellenmesi, hukuka aykırı amaçlarla yok edilmesini ve kaybolmasını önlemek için uygulama gerekliliği ve maliyetine göre teknik ve idari tedbirler almaktadır.[TU5]
4.6.5.1. Kişisel Verilerin Güvenli Ortamlarda Saklanması için Alınan Teknik Tedbirler
Rize Belediyesi tarafından Kişisel Veriler’in güvenli ortamlarda saklanması için alınan başlıca teknik tedbirler aşağıdaki gibidir:
· Teknik konularda alanında eğitim görmüş ya da yetişmiş personel istihdam edilmektedir.
· Kişisel Verinin saklandığı alanlara göre fiziksel ya da yazılımsal güvenlik sistemleri kurulmakta, bilişim altyapısı üzerindeki güvenlik zafiyetlerinin tespitine yönelik güvenlik testleri yapılmakta, yapılan test sonucunda tespit edilen mevcut ya da muhtemel risk teşkil eden hususlar düzeltici faaliyet kapsamında giderilmektedir. Alınan teknik ve idari tedbirlerin uygulandığı periyodik iç tetkiklerle kontrol edilir ve raporlanır.
· Kişisel Veriler’in olası kontrolsüz kaybedilmesi ya da bozulması riskine karşı hukuka uygun bir biçimde yedekleme sistemi kullanılmaktadır.
· Kişisel Veriler’in tutulduğu ortamlara yetki matrisine göre erişim verilerek ve veriye erişim kısıtlanarak yalnızca yetkili kişilerin bu verilere erişmesine izin verilmekte, Kişisel Veriler’in bulunduğu veri depolama alanlarına erişimler loglanarak uygunsuz erişimler veya erişim denemeleri ilgililere anlık olarak iletilmektedir.[TU6]
4.6.5.2. Kişisel Verilerin Güvenli Ortamlarda Saklanması için Alınan İdari Tedbirler
Rize Belediyesi tarafından Kişisel Veriler’in güvenli ortamlarda saklanması için alınan başlıca idari tedbirler aşağıda sıralanmaktadır:
· Rize Belediyesi tarafından Kişisel Veriler’in hukuka uygun olarak aktarıldığı kişiler ile akdedilen sözleşmelere Kanun’a uyumluluk için gerekli tedbirlerin alındığına ve Rize Belediyesi’nin belirlediği politikaların uygulandığına dair denetim yapılacağı eklenmektedir.[TU7]
4.6.6. Kişisel Verilerin Korunması Konusunda Alınan Tedbirlerin Denetimi
Rize Belediyesi, Kanun’un 12. maddesine uygun olarak periyodik iç tetkikler gerçekleştirmekte ve raporlamaktadır. İç tetkik ile tespit edilen uygunsuzluklar ve riskler düzeltici faaliyet kapsamında değerlendirilerek önleyici faaliyetler uygulanmaktadır.[TU8]
5. Kişisel Veri İhlali Halinde Alınacak Tedbirler
Rize Belediyesi tarafından, Kanun’un 12. maddesine uygun olarak işlenen Kişisel Veriler’in kanuni olmayan yollarla başkaları tarafından elde edilmesi halinde, Kişisel Verileri Koruma Kurumu tarafından oluşturulan Veri İhlal Bildirim Formu Kılavuzu’nda yer alan kurallar ve talimatlar uygulanır.
6. Rize Belediyesi’ne Yapılacak İlgili Kişi Başvuruları
İlgili Kişiler, Rize Belediyesi’ne başvurarak Kanun’un 11. maddesinde sayılan aşağıdaki haklarını ileri sürebilir:
a) Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
b) Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
c) Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
ç) Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
d) Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
e) kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
f) (d) ve (e) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
g) İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
ğ) Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme,
İlgili Kişi başvurularının yöntemi, başvuruların hangi kanallardan kabul edileceği, başvurunun Kanun’a uygun olup olmadığının denetlenmesinde esas alınacak kriterler, başvurulara cevap verme usulü ve süresi, başvurunun sonuçlandırılması, başvurunun reddi halinde İlgili Kişi’nin Kurul’a şikayette bulunma hakkına ilişkin detay ve kurallar “İlgili Kişi Başvuruları ve Şikayetlerine ilişkin Prosedür” adlı dokümanda yer almaktadır.
Olası bir İlgili Kişi başvurusu veya Kurul’a yapılacak şikayetlerde İlgili Kişi Başvuruları ve Şikayetlerine ilişkin Prosedür’de yer alan kurallar uygulanır.
7. Kişisel Verilerin Saklama Süresi ve İmhası
Rize Belediyesi, Kişisel Veriler’i süresiz olarak değil, ancak ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza eder. Rize Belediyesi’nin her bir kişisel veri işleme süreci ile ilgili olarak:
· Süreçlere bağlı olarak gerçekleştirilen faaliyetler kapsamındaki tüm kişisel verilerle ilgili kişisel veri bazında saklama süreleri Rize Belediyesi Envanter’inde,
· Veri kategorileri bazında saklama süreleri VERBİS’e girilen kayıtlarda,
· Süreç bazında saklama süreleri ise Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasında
yer alır.
Rize Belediyesi, Kişisel Verilerin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde Kişisel Veriler’i resen veya İlgili Kişi’nin talebi üzerine siler, yok eder veya anonim hale getirir. Kişisel veriler imha edilirken Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası’nda yer alan kural ve talimatlara uygun hareket edilir.
8. Kişisel Veri Kategorileri
KİŞİSEL VERİ KATEGORİZASYONU |
KİŞİSEL VERİ KATEGORİZASYONU AÇIKLAMASI |
Kimlik Bilgisi |
Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; kişinin kimliğine dair bilgilerin bulunduğu verilerdir; ad-soyad, T.C. kimlik numarası, uyruk bilgisi, anne adı-baba adı, doğum yeri, doğum tarihi, cinsiyet gibi bilgileri içeren ehliyet, nüfus cüzdanı ve pasaport gibi belgeler ile vergi numarası, SGK numarası, imza bilgisi, taşıt plakası vb. bilgiler. |
İletişim Bilgisi |
Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; telefon numarası, adres, e-mail adresi, faks numarası gibi bilgiler. |
Risk Yönetimi Bilgisi |
Rize Belediyesi’in faaliyetlerini yürütürken, gerek İlgili Kişi’nin gerekse de Rize Belediyesi’nin teknik, idari, hukuki ve ticari güvenliğine ilişkin işlenen kişisel veriler. |
Aile Bireyleri ve Yakın Bilgisi |
Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; Rize Belediyesi iş birimleri tarafından yürütülen operasyonlar çerçevesinde, Rize Belediyesi’nin ve İlgili Kişi’nin hukuki ve diğer menfaatlerini korumak amacıyla İlgili Kişi’nin aile bireyleri (örn. Eş, anne, baba, çocuk), yakınları ve acil durumlarda ulaşılabilecek diğer kişiler hakkındaki bilgiler. |
Fiziksel Mekan Güvenlik Bilgisi |
Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; fiziksel mekana girişte, fiziksel mekanın içerisinde kalış sırasında alınan kayıtlar ve belgelere ilişkin kişisel veriler; kamera kayıtları ve güvenlik noktasında alınan kayıtlar vb. |
Finansal Bilgi |
Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; Rize Belediyesi’nin İlgili Kişi ile kurmuş olduğu hukuki ilişkinin tipine göre yaratılan her türlü finansal sonucu gösteren bilgi, belge ve kayıtlara ilişkin işlenen kişisel veriler ile banka hesap numarası, IBAN numarası, kredi kartı bilgisi, finansal profil, malvarlığı verisi, gelir bilgisi gibi veriler. |
Görsel/İşitsel Bilgi |
Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; fotoğraf ve kamera kayıtları (Fiziksel Mekan Güvenlik Bilgisi kapsamında giren kayıtlar hariç), ses kayıtları ile kişisel veri içeren belgelerin kopyası niteliğindeki belgelerde yer alan veriler. |
Hukuki İşlem |
Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; adli makamlarla yazışmalardaki bilgiler, Dava dosyasındaki bilgiler gibi veriler |
Özlük Bilgisi |
Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; Rize Belediyesi ile çalışma ilişkisi içerisinde olan gerçek kişilerin özlük haklarının oluşmasına temel olacak bilgilerin elde edilmesine yönelik işlenen her türlü kişisel veri. |
Özel Nitelikli Kişisel Veri |
Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; Kanun’un 6. maddesinde belirtilen veriler (örn. kan grubu da dahil sağlık verileri, biyometrik veriler, din ve üye olunan dernek bilgisi gibi). |
Mesleki Deneyim |
Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; Rize Belediyesi çalışan ya da çalışan adayı için veri kategorisi Diploma bilgileri, Gidilen kurslar, Meslek içi eğitim bilgileri, Sertifikalar, Transkript bilgileri gibi veri türlerini ifade etmektedir. |
Müşteri İşlem |
Bu veri kategorisi Çağrı merkezi kayıtları, Fatura, senet, çek bilgileri, Gişe dekontlarındaki bilgiler, Sipariş bilgisi, Talep bilgisi gibi veri türlerini ifade etmektedir. |
İşlem Güvenliği |
Bu veri kategorisi IP adresi bilgileri, İnternet sitesi giriş çıkış bilgileri, Şifre ve parola bilgileri gibi veri türlerini ifade etmektedir. |